【必見】Accessとは？Excelとの違いを比較してみた

「Accessって聞いたことがあるけど、どういうものだろう？」

「ExcelとAccessの違いってなんだろう？」

こんな気持ちを抱いていませんか。

「Excelは知っているけど、Accessは知らない」という方は多いと思います。

AccessもExcelと同様にデータを管理するソフトなのですが、具体的にどんな違いがあるのか知らないという方は多いのではないでしょうか。

そこでこの記事では、AccessとExcelの違いを分かりやすく解説していきます。

「Accessについて詳しく知りたい」と思っている方は必見です。ぜひご一読ください！

Accessとは？

Accessとは、マイクロソフト社が提供するデータベースソフトです。

同じマイクロソフト社が提供しているExcelと比べると、Accessは知名度が低く利用しているユーザーも少ないという印象があります。

なぜ、他のソフトよりも知名度が低くなってしまったのでしょう。

その理由の一つに、販売形式があります。

Officeソフトを購入すると、Word・Excel・PowerPoint等はセットで販売されていることが多いのですが、Accessは個別に購入しなければいけません。

多くの場合、Word・Excel・PowerPointがあれば事足りてしまうので、そもそもAccessは目に触れる機会が少ないというのが現状なのです。

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Accessの機能

ではAccessを使うとどんなことができるのでしょうか。

まずAccessはデータを一元管理していくことができます。

顧客情報や商品情報、売上データなどをまとめて管理することで、視認性を高め、作業効率を上げることが出来ます。

また、データの絞り込みや集計作業も行うことが出来ます。

そして報告書や請求書などを作成し、レポートとして出力することも可能です。

Accessは、小規模から中規模くらいの業務システムの作成に向いています。コストパフォーマンスも高いので、気軽に利用することができるでしょう。

Excelと比較したときのAccessのメリット

Accessは、さまざまなメリットがあるので紹介していきます。

まずAccessは「データベースソフト」です。データベースソフトとは、データ管理に特化したソフトのことを言います。

一方、Excelは「表計算ソフト」です。表やグラフ・計算をメイン機能に据えています。

「データベースソフト」であるAccessと「表計算ソフト」であるExcelは、名前のとおりソフトの目的が違ってきます。

「データベースソフト」であるAccessの方が、よりデータ管理に特化しているのです。

また、保存できるデータ量にも違いがあります。Excelだとデータが多くなるとフリーズしてしまうこともありますが、Accessは２GBまでであればデータを保存することができ、比較的サクサクと作業を行うことができます。

また、Accessは複数ユーザーで使えるといったメリットもあります。

Excelは個人利用が推奨されている製品ですが、Accessはチームでの利用が可能なので、複数人でデータの閲覧や作業を行うことができます。

 Excelと比較したときのAccessのデメリット

一方、Accessにはデメリットもあります。

たとえばAccessは、開発・運用するのに多少のプログラミング知識が必要です。

何も知識がない状態だと、Accessを使い始めることができません。

またAccessはインストールされていないパソコンでは使えません。Excelはほとんどのパソコンにインストールされており、クラウド版でも利用が可能ですが、Accessではそうはいかないでしょう。

また、AccessはWindowsのみの対応で、Macやモバイルからの利用は基本的にできません。

こちらの記事ではAccessのデメリットや脱Accessについて詳しく解説しています。ぜひご一読ください。

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AccessとExcelの違い

AccessとExcelの違いをまとめていきます。

先述しましたが、AccessとExcelはソフトの目的が違います。

Accessは「データベースソフト」であり、データの管理が目的です。そのため多くのデータを保存できますし、複数人での利用も可能です。

それに対してExcelは、「表計算ソフト」であり、表やグラフの作成、簡易的な計算を目的としたソフトです。

またAccessは多少のプログラミング知識が必要ですが、Excelは何の知識がなくても操作することができます。

対応しているOSも違います。AccessはWindowsのみですが、ExcelはWindows、Mac、スマホにも対応しています。

Accessが適しているケースとExcelが適しているケース

続いて、Accessが適しているケースと、Excelが適しているケースについて解説していきます。

まずAccessはデータベースソフトなので、データを「蓄積」していくことに適しています。

そして蓄積したデータを分析したり、予測することまで行えます。また顧客情報を一元管理したり、対応履歴や契約内容の管理、売上管理や業務日報、アンケート集計にも適しています。

Accessは、少人数で社内運用するシステムを作りたい場合や、扱うデータ量が多く複数の表に分けて管理したい場合、入力ミスを防ぎたい場合にも向いています。

一方のExcelは、少量のデータ管理に適しています。

Excelは表計算ソフトなので、簡単な表の作成や計算を行うことに適しています。

そのため業務で活用する場合はデータ管理のメインツールとしてではなく、補助ツールとして利用するのがおすすめ。

個人で簡易的なデータを管理する場合や、少量のデータを管理する場合に適したツールと言えます。

しかし、基本的にはどのパソコンにもインストールされているので、データの共有や手軽さが便利ですし、クラウド利用も可能といったメリットもありますので、状況に応じて利用するのが良いでしょう。

AccessとExcelの「良いとこどり」な製品を紹介

先述したとおり、AccessにもExcelにもそれぞれの用途があります。

そのため、一概にどちらが良いということは言えません。ケースバイケースでソフトを選ぶことが望ましいです。

しかし、

「Accessのように多くのデータを管理したいけど、専門知識がない」

「Excelのように簡単に操作ができるソフトを使いたい」

このような気持ちを抱えている方も多いと思います。

そこでこの記事では、Excelのように専門知識がなくても使え、かつAccessのように大量のデータを管理できるデータベースソフトを紹介していきます。

PigeonCloud（ピジョンクラウド）

PigeonCloud（ピジョンクラウド）は、株式会社ロフタルが提供するクラウド型のデータベースソフトです。

PigeonCloudは専門知識が一切不要なノーコードツールで、汎用的なデータ管理が可能です。

データの共有・一元管理が可能で、画像添付も可能になっています。またAIを使って自動でシステム構築ができたり、RPAのように業務を自動実行できる機能も搭載されています。

そんなPigeonCloudの魅力は、「価格」・「標準機能の充実度」・「サポート力」です。

PigeonCloudは他社と比べても低価格なツールです。

またPigeonCloudは通常プランの他に「同時ログインプラン」があります。こちらは同時に接続するユーザー数で費用を計算するため、利用頻度が低い社員が多くいる場合でも費用負担が少なく、お得に使っていくことができるプランです。

また他社では別途費用がかかるような、「帳票出力」や「ルックアップ自動取得」、「自動採番機能」など高度な機能が標準装備しています。

そしてデータベースの初期構築を無料で行っているほか、導入後も無料で電話やチャット等から相談をすることができます。

PigeonCloudはコスパが高く機能も充実しているため、「なるべく予算は抑えながらも良いものを使いたい！」そんな方にぜひ使っていただきたいソフトとなっています。

公式サイト：PigeonCloud

AccessとExcelの違い：まとめ

この記事ではAccessとExcelの違いについて解説してきました。

AccessとExcelは似たソフトではありますが、それぞれに適した使い方があります。

どちらを使うか迷った際には、この記事の内容を参考にしてみてください。

また記事のなかでは、簡単にAccessのようなデータベースを作成できる製品を紹介しました。

興味をお持ちの方は、公式サイトから「資料請求」や「無料トライアル」を試してみてはいかがでしょうか。

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