【必見】Accessの活用事例5つ！実際の口コミや類似サービスについて解説

「Accessってどんなときに使えるの？」

「Accessの活用事例を知りたい」

このような気持ちを抱えていませんか。

Accessとはマイクロソフト社が提供するデータベースソフトです。

Accessを使えば企業や組織のあらゆるデータを一元管理できるため、利用を検討している方も多いのではないでしょうか。

この記事では、Accessの良いところや注意点、活用事例について解説していきます。

Accessについて関心のある方は、ぜひご一読ください！

Accessとは？

Accessとは、ExcelやPowerPointなどと同じくOfficeソフトのひとつで、マイクロソフト社が90年代に提供を始めたソフトです。

Accessは大量のデータを整理して管理しやすくし、データの検索や集計・出力などの機能を備えています。

Excelで管理するデータよりも複雑なデータを扱うことに適性があり、顧客管理や在庫管理、案件管理などとして、多くの企業に活用されています。

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Accessの良いところ・活用すべきケース

Accessの良いところは、多くのデータを扱えることにあります。

容量は2GBあるため、Accessひとつでたくさんのデータを保存・管理していくことができます。

とりわけ小規模から中規模くらいのデータ管理に向いています。

また、Excelは個人利用が推奨されるソフトなのに対し、Accessは複数人での利用が可能です。

またOffice製品との親和性が高いので、WordやExcel、Outlookなどを使っている方は、データ連携を行うことができ、よりシームレスにデータを管理していくことができます。

Accessの注意点・活用しない方が良いケース

残念ながらAccessは、気軽に利用できるツールではありません。開発・設定するのに多少の専門知識が必要になってくるのです。

また、Accessは大規模チームには向いていません。容量も2GBなので、それ以上のデータを管理したい場合は別ツールを探した方が良いでしょう。

さらにAccessはクラウドサービスではないので、多人数での同時利用に弱い側面があります。多人数で同時に使うと動作が重くなったり、データ破損する可能性も出てきてしまいます。

また、Accessはインストール型のソフトなので、インストールされているPC以外の利用は基本的にできません。

そのためスマホやタブレット端末、社外からの利用も厳しく、テレワークでの活用も難しいでしょう。

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Accessの活用事例を5つ紹介

続いてAccessの活用事例を解説していきます。

Accessは社内のあらゆるデータを管理することができます。

紹介するケース以外にも様々なデータ管理が可能となります。ここでは一例として5つ紹介していきます。

1．顧客管理

まずはAccessを使って顧客情報を管理する方法です。

顧客の基本情報や商談履歴、対応履歴などを一元管理することができます。

検索やフィルター機能、レポート機能などを活用することで、営業活動を効率化することができます。

また、Excelと違って重複登録や入力ミスを制限できるのもメリットです。

2．売上管理

売上状況もAccessで管理していくことができます。

日別や月別の売上データの登録や、商品別・顧客別の売上集計、消費税や割引などの自動計算も可能。

毎日の売上データを入力することで、情報が蓄積されデータベースが完成します。

過去データとの比較や現状の分析も行うことができるので、企業の業績拡大に寄与できるでしょう。

3．勤怠管理

社員数が少なければ、Accessで勤怠管理を登録することも可能です。

出勤・退勤管理や休憩時間、休暇の申請、残業時間の記録や、有給休暇の管理などを行うことが出来ます。

残業時間が多い社員の抽出や、労働時間などを自動計算することも可能です。

4．在庫管理

在庫管理や受注・発注管理も行うことが出来ます。

Accessは、商品の情報や取引先の情報、入出庫の履歴などを別々のテーブルで管理し、それらを連携することができます。

入力ミスを防ぎつつ、業務の正確性も保つことが出来ます。

5．帳票作成業務

Accessではデータベースに保存された情報をもとに、見やすく整った帳票を作成することができます。

たとえば、請求書や見積書、納品書、明細書、注文書、業務報告書などの帳票を作ることが出来ます。

印刷用だけでなくPDFやExcelへのエクスポートにも対応しているので、状況に応じて利用することができます。

Accessの活用事例を口コミから調査

ここまでAccessの活用事例を紹介してきました。

では実際にAccessを使っている人は、Accessに対してどういう認識を抱いているのでしょうか。

そこでここからは、Accessの良い口コミとその活用事例、悪い口コミについて解説していきます。

Accessの良い口コミや実際の活用事例

Accessの良い意見と、その活用事例についてまとめていきます。

Accessの悪い口コミ

一方、Accessに不満を持っている意見も多くありました。まとめていきます。

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Accessの類似ツールを紹介

実際にAccessを利用している人のなかには、Accessに対してネガティブな意見を持っている人もいました。

そこで、ここからはAccessの代替ツールを紹介していきます。

次の製品はクラウド型のデータベースソフトなので、大人数でも差し支えなく利用することができます。

さらにノーコードなので専門知識が不要で、導入のハードルが低い製品となります。

詳しく見ていきましょう。

PigeonCloud（ピジョンクラウド）

PigeonCloud（ピジョンクラウド）は、株式会社ロフタルが提供するクラウド型のデータベースソフトです。

PigeonCloudは専門知識が一切不要なノーコードツールで、汎用的なデータ管理が可能です。

基本的にAccessと同じ用途に使うことが可能です。

そんなPigeonCloudの魅力は、「価格」・「標準機能の充実度」・「サポート力」です。

PigeonCloudは他社と比べても低価格なツールです。

またPigeonCloudは通常プランの他に「同時ログインプラン」があります。こちらは同時に接続するユーザー数で費用を計算するため、利用頻度が低い社員が多くいる場合でも費用負担が少なく、お得に使っていくことができるプランです。

また他社では別途費用がかかるような、「帳票出力」や「ルックアップ自動取得」、「自動採番機能」など高度な機能が標準装備しています。

そしてデータベースの初期構築を無料で行っているほか、導入後も無料で電話やチャット等から相談をすることができます。

PigeonCloudはコスパが高く機能も充実しているため、「なるべく予算は抑えながらも良いものを使いたい！」そんな方にぜひ使っていただきたいソフトとなっています。

公式サイト：PigeonCloud

まとめ：Accessの活用事例

この記事では、Accessの良いところや注意点、活用事例などを解説してきました。

Accessは顧客管理や売上管理をはじめ、さまざまなデータを管理することができます。

しかし、大人数での利用やスマホ・社外からの利用など、向いていないことや出来ないこともあります。

Access以外にもデータ管理ツールは多くありますので、Accessのデメリットが気になる方は類似製品を検討してみるのもひとつの方法です。

記事内で紹介した製品について詳しく知りたいという方は、公式サイトから「資料請求」や「無料トライアル」を申し込んでみてはいかがでしょうか。

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