【初心者必見】Accessでできること・できないことまとめ！Accessで何ができるか分かりやすく解説

「Accessって何？」

「Accessって何ができるの？」

「Accessでどんなデータを管理できるのか知りたい」

こんな気持ちを抱えていませんか。

Accessはマイクロソフト社が提供するデータベースソフトです。

Accessを使えば、社内のさまざまなデータを管理・活用していくことができます。

この記事では、Accessで出来ること・出来ないことや、Excelとの違い、Accessの類似ツールについて解説していきます。

初心者の方でも分かりやすいよう噛み砕いて書いていきますので、Accessについて詳しく知りたいと思っている方はぜひご一読ください！

Accessとは

Accessとは、マイクロソフト社が提供する「データベースソフト」です。

データベースソフトというのは、たくさんあるデータを検索・集計など作業しやすい状態に整理・管理するソフトのことを言います。

データ管理が得意であるAccessですが、ExcelやWord、PowerPointなどと並ぶ、Office製品の一つとして知られています。

しかし、セット販売の有無などの理由から他のOffice製品よりも知名度が低いのは否めません。

そのため「他のOffice製品は使ったことがあるのに、Accessだけ使ったことがない」という方も多いのではないでしょうか。

また近年は、「表計算ソフト」であるExcelの機能が各段に向上したことでExcelの守備範囲が広がり、Accessがお役御免となるケースも増えてきました。

では、AccessとExcelの違いはどんなところにあるのでしょう。ここからは、AccessとExcelの違いについて解説していきます。

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AccessとExcelできることの違い

AccessとExcelの違いについて簡単にまとめてみました。

まず、AccessとExcelはそもそものジャンルが違います。

Accessは「データベースソフト」であり、大量のデータの整理・管理を目的としたソフトです。

一方のExcelは「表計算ソフト」で、表やグラフの作成、計算を行うことを目的としたソフトです。

さらにAccessは利用するのに多少の専門知識が必要ということもあり導入のハードルが高いのですが、Excelは専門知識がなくても操作が可能なので気軽に利用できるといった違いがあります。

また、保存できるデータ量についても違いがあります。

Excelはデータの容量が比較的小さいのですが、Accessは小規模から中規模くらいのデータ管理ができるだけの容量があります。

そしてExcelは個人利用が推奨される製品ですが、Accessは複数人での利用が可能という点も違いの一つです。

Accessのできること

AccessはExcelと違って、データ管理に特化しているソフトです。

そのため、企業で扱っている顧客管理やタスク管理、在庫管理などあらゆるデータを管理していくことができます。

データ容量は2GBまでと、多くのデータを保存することが可能。

処理スピードも速いため、Excelではフリーズしてしまうようなデータ量でもスムーズに処理することができます。

また、同じマイクロソフト社の製品であるためExcelとの互換性も良いのが特徴。

Excelからのデータのインポート・エクスポートが簡単にできるので、メリットを感じる方も多いと思います。

Accessのできないこと

Accessには出来ないこともあるので解説していきます。

まず、他社のデータベースソフトと比較して大きく違う点が、Accessはクラウド製品ではないということです。

Accessは基本的にインストールしたPCでなければ使うことができません。そのため、スマホやタブレット端末、他のPCからは接続することができません。

もちろん、社外からの利用もむずかしいため、テレワークには不向きです。

また、Accessの開発・運用には多少のプログラミング知識が必要なので、社内に知識のある人がいる必要もあります。

加えて、Accessは時折ファイルが破損してしまうことがあります。

複数人で同時作業をしているときや、容量を超えるデータの蓄積などによって、そのリスクは上がります。

そのため定期的なバックアップを実施するなど、対策を講じる必要があります。

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Accessの類似ツールを紹介

Accessのマイナス面が気になるという方も多いと思います。

そこで、ここからはAccessの類似製品・代替ツールを2つ紹介していきます。

これから紹介する製品は、次のような特徴があります。

• クラウド製品（スマホ、タブレット、社外からのアクセス、テレワークでの利用可能）
• プログラミング知識がなくてもOK
• Accessよりも大容量
• 大人数での利用が可能
• AI機能も搭載されている

1．PigeonCloud（ピジョンクラウド）

PigeonCloud（ピジョンクラウド）は、株式会社ロフタルが提供するクラウド型のデータベースソフトです。

PigeonCloudは専門知識が一切不要なノーコードツールで、汎用的なデータ管理が可能です。

基本的にはAccessと同じ用途に使うことができ、データの共有・一元管理が可能で、画像添付も可能になっています。またAIを使って自動でシステム構築ができたり、RPAのように業務を自動実行できる機能も搭載されています。

そんなPigeonCloudの魅力は、「価格」・「標準機能の充実度」・「サポート力」です。

PigeonCloudは他社と比べても低価格なツールです。

またPigeonCloudは通常プランの他に「同時ログインプラン」があります。こちらは同時に接続するユーザー数で費用を計算するため、利用頻度が低い社員が多くいる場合でも費用負担が少なく、お得に使っていくことができるプランです。

また他社では別途費用がかかるような、「帳票出力」や「ルックアップ自動取得」、「自動採番機能」など高度な機能が標準装備しています。

そしてデータベースの初期構築を無料で行っているほか、導入後も無料で電話やチャット等から相談をすることができます。

PigeonCloudはコスパが高く機能も充実しているため、「なるべく予算は抑えながらも良いものを使いたい！」そんな方にぜひ使っていただきたいソフトとなっています。

公式サイト：PigeonCloud

2．kintone（キントーン）

kintone（キントーン）は、サイボウズ株式会社が提供するクラウド型のデータベースソフトです。

CMでもお馴染みなので知っている方も多いかもしれませんね。

kintoneの魅力は、「コミュニケーション機能の充実」と「豊富な拡張機能」です。

kintoneはチームで利用することを前提としているため、ソフト内にコミュニケーション機能が散りばめられています。

そのため、テレワークが続いたとしてもkintone内でコミュニケーションをとることができ、チームワークを活性化させスムーズに業務を進められます。

拡張機能については、kintoneの標準機能で出来ないことでも機能を拡張することで出来るようになることがあり、多様なニーズに合わせて利用することができます。（ライトコースを除く）

公式サイト：kintone

こちらの記事では、kintoneの類似製品としてPigeonCloudを紹介しています。参考になると思いますので、ぜひご一読ください！

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まとめ：Accessのできること・できないこと

この記事ではAccessの出来ること・出来ないことや、Excelとの違いなどについて解説してきました。

Accessは大量のデータを保存できる優れたデータベースソフトです。

しかし運用には多少の知識が必要なことに加え、スマホや社外からの利用もむずかしいため、使いづらさを感じる方もいるかもしれません。

そんなときは、記事のなかで紹介した類似ツールを試してみてください。

今回紹介した2つのツールは、どちらもコストパフォーマンスの高い製品です。

もし興味を持っていただきましたら、公式サイトから「資料請求」や「無料トライアル」を試してみてはいかがでしょうか。

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